De verborgen succesfactor in complexe projecten

Waarom lopen projecten vast terwijl de techniek klopt, de planning staat en de professionals deskundig zijn? Volgens adviseur Bastiaan Sommeling ligt het antwoord niet in de inhoud, maar in de mens. “Projectsucces draait niet alleen om wat we doen, maar ook om hoe we het samen doen,” zegt hij. Juist in complexe projecten is samenwerking de verborgen succesfactor. 

In deze blogreeks laten we zien waarom aandacht voor de mensfactor het verschil maakt. We verkennen hoe reflectie focus brengt en hoe de samenwerkingsladder teams helpt om samenwerking stap voor stap te ontwikkelen.

Waarom projecten om mensen draaien

Door onze ervaring met complexe projecten weten we: techniek en planning vormen een belangrijk fundament, maar aandacht voor de mens bepaalt het echte projectsucces. Hoe mensen met elkaar omgaan, samenwerken en omgaan met druk – dát maakt het verschil tussen vooruitgang en vastlopen.

De signalen zijn vaak herkenbaar:

• Teams kennen elkaar goed, maar begrijpen elkaars drijfveren niet.
• Conflicten keren steeds terug zonder dat iemand weet waarom.
• Besluiten blijven liggen, omdat onderliggende spanningen onbesproken blijven.
• Teamleden geven aan uit te vallen door werkdruk, terwijl het echte probleem ligt bij een gebrek aan verbinding. Ze voelen zich niet gehoord.
• Overleggen herhalen zich zonder zichtbare vooruitgang.

Het zijn geen technische problemen, maar menselijke. En dus ligt dáár vaak het grootste verbeterpotentieel. 

Reflectie: stilstaan om focus te houden

Samenwerken is geen eenmalige inspanning, maar een continu proces dat onderhoud vraagt. Om aandacht voor die samenwerking vast te houden, is reflectie onmisbaar. Niet pas achteraf in een evaluatie, maar als vast onderdeel van het dagelijks werk. Reflectie helpt teams om patronen te herkennen en het gesprek te voeren over wat er écht speelt. Dat gaat niet alleen over onderlinge relaties, maar ook over het proces dat je samen hebt ingericht: krijgen belangen de ruimte, is er wederzijds commitment en willen partijen er samen voor gaan?

Dat vraagt om bewuste keuzes:

• Bewust en regelmatig ruimte maken om stil te staan.
• Andere vragen stellen: niet alleen 'wat', maar vooral 'hoe' en 'waarom'.
• De focus verleggen: van techniek naar mens, van inhoud naar samenwerking.
• Kijk onder de oppervlakte: welke patronen en spanningen spelen mee?  
• Kritisch kijken: doen we de juiste dingen, en doen we ze samen goed? 

Waarom begeleide reflectie essentieel is

Net zoals zelfreflectie voor individuen vaak lastig is, vinden ook teams het lastig naar zichzelf te kijken. Blinde vlekken blijven bestaan als er geen ruimte is voor begeleiding. Iemand van buiten kan helpen blinde vlekken en niet meteen zichtbare dynamieken zichtbaar te maken. Op die manier ontstaat er inzicht en ruimte om patronen te doorbreken. Traditionele teambuilding-activiteiten versterken vooral de informele band, maar bieden geen ruimte voor reflectie op wat er werkelijk speelt in onderlinge verhoudingen. In complexe samenwerkingen, waarin belangen uiteenlopen en samenwerking langdurig is, is structurele reflectie nodig. Als doorlopend onderdeel van het project. 

Voorbeeld: project De Knoop 

Het projectteam van De Knoop Fase 2+3 bij het Rijksvastgoedbedrijf zag dat succesvolle samenwerking begint vóórdat je een bouwpartner hebt gevonden. Daarom koos het team ervoor om met AT Osborne en haar partner LTP door alle projectfasen heen begeleid te worden:

1. Fase 1 - voorbereiding: Intern met het eigen projectteam de samenwerkingsladder doorlopen.
2. Fase 2 - aanbesteding: Samenwerking onderdeel maken van de selectie van de bouwpartner.
3. Fase 3 - realisatie: In de realisatiefase de samenwerking tussen projectteam en bouwpartner de samenwerking verder uit op basis van de samenwerkingsladder.

Door samenwerking niet als eenmalig traject, maar als continu proces te zien, bouwen zij aan een duurzame basis van vertrouwen en resultaat.

Waar staat jouw team?

De technische uitdagingen in projecten zijn vaak oplosbaar. De echte vraag is of het team in staat is om er samen aan te werken. Daarvoor moet je bereid zijn om soms even stil te staan. Uit de waan van de dag stappen. Teams die niet goed samenwerken, lopen vroeg of laat vast. Focus op de mensfactor is daarom geen luxe, maar professioneel projectmanagement. Vraag jezelf eens af: geven wij voldoende aandacht aan de mensfactor in ons project? 

In deze blogreeks vertellen we hoe je de mensfactor centraal kunt stellen. De volgende blog gaat over ‘Leren reflecteren als team’. Hoe stap je uit de waan van de dag?