Een sparringspartner die de scherpe vragen stelt, met de juiste beslisinformatie komt en je project in control houdt. Dat is in het kort wat een manager projectbeheersing doet. Twee jaar lang was Allard Horstman in die functie vanuit AT Osborne gedetacheerd bij de gemeente Amsterdam voor het project Oranje Loper.
Allard: “We moesten onze eerder vastgestelde doelen loslaten en zijn op zoek gegaan naar een andere aanpak. En dat is gelukt. Soms is projectbeheersing ook meebewegen en onderbouwd en afgestemd afwijken van de kaders. Zolang het maar bijdraagt aan het doel.”
Dat doel behalen is zeker gelukt in Amsterdam. Tussen de Raadhuisstraat en het Mercatorplein worden op dit moment werkzaamheden aan de straat en het spoor uitgevoerd en bruggen vernieuwd en gerenoveerd. Dat was niet helemaal het originele plan van het project Oranje Loper, maar het aanpassen en bijschakelen in 2023 zorgden voor een nieuw doel en bijbehorende scope.
De Oranje Loper bij de Rozengracht in Amsterdam
Allard kwam precies in die periode binnen bij het project als manager projectbeheersing. “Het idee was acht Amsterdamse bruggen volledig te vernieuwen en de hele straat van gevel tot gevel opnieuw in te richten. Maar we hebben in 2022 en 2023 de planning compleet omgegooid omdat het doel veranderde. Het project bleek te veel te gaan kosten. Ook waren diverse bruggen toch in redelijke staat en alleen een grondige renovatie in plaats van vernieuwing was voldoende. De projectopdracht klopte dus niet meer en dat terwijl er al samen met aannemers gewerkt werd aan de voorbereiding in een bouwteam.”
Het betekende snel schakelen, een nieuwe opdracht neerzetten, maar ook dat alle trajecten nogmaals gestart moesten worden. En vervolgens dat de gemeenteraad weer alle plannen moest keuren. Toch is het vlot gegaan.
Dat is ook vooral de rol van een manager projectbeheersing: het projectteam en de processen die er lopen ondersteunen en overzichtelijk en voorspelbaar maken. Dat betreft niet alleen de planning, maar ook de financiën, kwaliteits- en risicomanagement en de inzet van het team. “Daarnaast ben je een kritische sparringpartner voor de projectmanager, andere projectteamleden en de opdrachtgever. Dat kan omdat je alle processen overziet. Het is de kunst als manager projectbeheersing om niet zomaar wat te roepen vanaf de zijlijn, maar om echt te begrijpen wat er speelt. En als iets niet loopt zoals gepland om dan in samenwerking met het hele team te kijken wat ermee moet gebeuren.”
De manager projectbeheersing wordt vaak vanuit het IPM-model (integraal project management) ingezet, voor grote projecten in de infrasector. Zoals ook bij de Oranje Loper. De rol vraagt niet alleen inhoudelijke kennis en feeling, maar ook kennis van gedrag. “Ik ben bij AT Osborne ook adviseur, maar ik vind de rol van manager projectbeheersing de leukste rol. Het is een stuk advies geven, een stuk managen. Deels ben je inhoudelijk bezig, maar ook moet je zeker gevoel hebben voor de mensen en organisatiecultuur.”
Om die rol goed uit te kunnen voeren geeft AT Osborne interne trainingen en deze worden ook aangeboden aan andere organisaties. Allard: “Het gaat over hoe je acteert in een projectgroep, hoe je omgaat met escalatie. Je oefent met gesprekstechnieken, maar je krijgt ook theorie over bijvoorbeeld planning en financiën. Het is de kunst om goede vragen te stellen, snel helder te krijgen waar de verrassingen kunnen zitten, en te zorgen voor de juiste besluitvorming. Voorspelbaarheid draagt bij aan een succesvol project.”