Aan het woord is Rik Nieuweweme, projectleider huisvesting van de afdeling vastgoedprojecten van het Politie Dienstencentrum (PDC). Als eigenaar van het pand trokken zij de kar in het complexe traject, daarbij geholpen door adviseurs van AT Osborne en Haskoning. Het project is begin 2023 gegund en moest eind 2025 gereed zijn, waarna de verhuizing van gebruikers uit andere locaties kon starten. Ondanks de complexiteit verliep het project in hoog tempo, met dank aan die vlotte samenwerking.
Rik: “Als projectleider zit ik vaak tussen gebruiker en aannemer. Nu kreeg ik daarbij hulp van adviseurs. AT Osborne op het gebied van contractmanagement en kwaliteitsborging en Haskoning voor het technisch management. Ja, ik heb ervaring met dit soort verbouw- en renovatieprojecten, maar zo specifiek met betrekking tot het gekozen UAV-gc contract had ik niet. De kennis en kunde van AT Osborne heeft mij daarbij zeer beholpen.”
AT Osborne werd pas na de gunning van het werk aan Dura Vermeer bij het project betrokken, in de personen van Werner Plekkenpol en Hilco Witteveen. Er was gekozen voor een zogenoemde UAV-gc contractvorm, waarbij de opdrachtnemer veel vrijheid krijgt om invulling te geven aan de gestelde eisen. “Bij zo’n contract stel je als opdrachtgever vooral functionele eisen en wensen op. De opdrachtnemer bepaalt vervolgens hoe die technisch worden gerealiseerd”, legt Werner uit. “De vraag was vooral: hoe kunnen we Rik en het PDC zo goed mogelijk helpen met het inrichten van contractmanagement en alle noodzakelijke (kwaliteits)processen daaromheen? Voor ons was het zaak om zo snel mogelijk in een rijdende trein te stappen en te zorgen dat die op het goede spoor bleef.”
Voor Rik betekende dat een andere manier van werken dan hij gewend was. “Als projectleider denk ik normaal actief mee in oplossingen. In dit project werd ik er soms op gewezen dat ik niet op de stoel van de aannemer moest gaan zitten en welke juridische risico’s dat kan hebben.”
Die rolverdeling hoort bij een UAV-gc contract. In theorie toetst de opdrachtgever pas aan het einde of het resultaat voldoet aan de vooraf gestelde eisen. “Als manager moet je eigenlijk op je handen gaan zitten,” vertelt Hilco. “Maar dat betekent niet dat je niets doet. Juist door vragen te stellen, te monitoren en te toetsen houd je zicht op de kwaliteit en de borging daarvan.”
Binnen het integrale projectmanagementteam (IPM) van de politie was Werner contractmanager. Dat betekende ook dat hij het eigen opdrachtgeversteam soms moest afremmen. “Er werd in gezamenlijke overleggen bijvoorbeeld een compleet elektrotechnisch systeem door ons uitgetekend en voorgesteld,” vertelt hij. “Maar dat is niet de bedoeling bij deze contractvorm. Meedenken is prima, maar de ontwerpverantwoordelijkheid ligt toch echt bij de opdrachtnemer. Dat spanningsveld tussen rollen kwam geregeld terug.”
Het was ook zaak om tempo te houden, gezien de tijdsdruk. Na de gunning in 2023 lag er snel een voorlopig ontwerp. In april 2024 startte de nieuwbouw en renovatie. Dat tempo was mogelijk doordat het gebouw er al stond en een logische indeling had. Ook bleef het projectteam gedurende de hele uitvoering grotendeels hetzelfde.
Een extra uitdaging was dat het gebouw tijdens de verbouwing in gebruik moest blijven. “De crisisbeheersing draaide gedurende de verbouwing gewoon door”, vertelt Rik. “Delen van het pand werden gefaseerd verbouwd, medewerkers verhuisden tijdelijk intern en keerden later weer terug.”
Intussen veranderde ook de wereld buiten het project. “Toen we begonnen, startte de oorlog in Oekraïne. Daardoor kwamen er onder andere nieuwe wensen op het gebied van veiligheid. Een deel hiervan hebben we nog mee kunnen nemen in de realisatie, maar we hebben ook bewust besloten sommige zaken pas na ingebruikname op te pakken, zodat het bouwproces beheersbaar bleef.”
Foto's door Christiaan de Bruijne. Architect: OTH-architecten.
Volgens Rik bewees de inzet van externe adviseurs in dit traject duidelijk zijn waarde. “Na verloop van tijd vormden we echt één team. Die samenwerking zorgde ervoor dat we een hoog niveau van oplevering hadden. Niet alleen voldeed alles aan de verwachtingen, we konden ook precies reproduceren hoe beslissingen en processen waren verlopen. Dat gaf een soort ‘rustig slapen-garantie’.”
De rol van contractmanagement zat daarbij niet alleen in formele toetsing. “Wij namen verschillende rollen aan,” zegt Werner. “We maakten deel uit van het team van de opdrachtgever, maar probeerden ook te begrijpen hoe de opdrachtnemer naar het project keek. Dat helpt om aan beide kanten van de tafel het gesprek goed te voeren.”
Hilco vult aan: “Als lead auditor toetste ik of het opgeleverde werk daadwerkelijk voldeed aan de vooraf gestelde eisen. Het voordeel van dit soort contracten is dat de opdrachtnemer zelf verantwoordelijk is voor het aantonen. Dat heeft ervoor gezorgd dat er op sommige onderdelen extra aandacht was voor kwaliteit.”
Het project in Zeist laat volgens Rik zien dat contracten belangrijk zijn, maar niet allesbepalend. “Niet zozeer het contract of de regels maken een project, maar de samenwerking en de bereidheid van partijen om het samen te laten werken. Soms heb je daarbij een beetje ‘Haarlemmerolie’ nodig: iemand die helpt om rollen scherp te houden, discussies te structureren en het overzicht te bewaren.” Voor hem waren Werner en Hilco ook fijne sparringpartners. “Door regelmatig samen te reflecteren, konden we de helikopterview houden. Dat helpt enorm in een project dat zo intensief en kritisch is als dit.” Het resultaat: een vernieuwd gebouw dat eind 2025 op tijd is opgeleverd en geschikt is voor zijn rol binnen de landelijke bovenregionale crisisbeheersing en een tevreden team.