In deze context vroeg Bravis AT Osborne om een toekomstbestendig Programma van Eisen (PvE) op te stellen én in de ontwerpfase als onafhankelijke Quality Assurance adviseur rechtstreeks te rapporteren aan de Raad van Bestuur. Zo kreeg Bravis een deskundige toets op inhoud, proces en governance.
Het PvE werd in twee jaar tijd stap voor stap opgebouwd. De uitdaging zat niet alleen in het vastleggen van eisen, maar vooral in het maken van keuzes die consequenties hebben voor de zorgprocessen, logistiek, vastgoed en financiën. “Zoveel nieuwe ziekenhuizen worden er in Nederland niet gebouwd,” zegt Renee Dooyeweerd, adviseur bij AT Osborne. “Dat maakt het een unieke opgave.”
Keuzes over looproutes, daglicht, wachtruimtes en werkprocessen lijken technisch, maar bepalen straks hoe prettig patiënten zich voelen en hoe efficiënt professionals kunnen werken. Daarom is zorgvuldigheid essentieel.
Met Bravis werd er voor een aanpak in drie opeenvolgende fasen gekozen: van brede ambities naar uitgewerkte huisvestingsconcepten en uiteindelijk naar concrete eisen per afdeling. Deze structuur hielp niet alleen om inhoudelijke keuzes te maken, maar ook om dilemma’s hanteerbaar te maken, zoals:
• uniformiteit versus maatwerk;
• ambities versus financiële haalbaarheid;
• brede betrokkenheid versus voortgang.
“De kracht zit in het steeds verder aanscherpen,” vertelt Renee. “Eerst bepaal je met elkaar wat je wilt bereiken. Daarna koppel je dat aan huisvestingsconcepten, bijvoorbeeld de verhouding één- of meerpersoonskamers, de classificatie en type OK’s, en ontvangst, wachten en routing. Pas dan werk je ze uit. Die volgorde geeft rust en richting.”
Meer dan tweehonderd medewerkers werkten mee aan het PvE: van managers, verpleegkundigen en medisch specialisten tot beleidsadviseurs en ondersteunende diensten. Deze brede betrokkenheid was een nadrukkelijke wens van Bravis. Een gezamenlijk kernteam van Bravis en AT Osborne stuurde het proces aan. Waarbij een belangrijke rol was weggelegd voor de zogenaamde ‘trekkers’, vertegenwoordigers uit de zorgorganisatie, die een verlengstuk van het kernteam vormden. De trekkers waren het gezicht van de werkgroepen en eerste aanspreekpunt voor hun achterban.
“Een nieuw ziekenhuis betekent verandering voor de mensen die er werken,” vult collega Robin Rudolphie aan. “Daarom besteedden we ook veel aandacht aan draagvlak creëren. De organisatie moet tenslotte achter de opgave staan. We zochten steeds de balans: wanneer neem je mensen mee, en wanneer moet je doorpakken? Wij brachten dilemma’s naar boven en samen met de trekkers zorgden we dat keuzes en de achterliggende visie breed gedragen werden in de organisatie.” Zo werd bij elke stap in het proces draagvlak gecreëerd. “Dat is belangrijk”, weet Robin, “omdat je op die manier de veranderingen een zachte landing geeft.” Zo ontstond niet alleen een stevig PvE, maar ook een gedeeld beeld van wat het nieuwe ziekenhuis moet bieden.
Toen het PvE stond, begon een nieuwe uitdaging: de ontwerpfase. Ontwerpteams maken continue keuzes met financiële en ruimtelijke impact. Als bestuurder wil je zeker weten dat het ontwerp blijft aansluiten op het PvE, zonder elk detail zelf te moeten beoordelen. Daarom vroeg Bravis AT Osborne om als onafhankelijke kwaliteitsadviseur te blijven meekijken en bevindingen te rapporteren aan de Raad van Bestuur. Niet om opnieuw te ontwerpen, maar om te toetsen, te duiden en risico’s tijdig te signaleren.
De Quality Assurance-rol draaide om scherpte en onafhankelijk toetsen. Om per fase (voorlopig ontwerp, definitief ontwerp, technisch ontwerp) keuzes te beoordelen op aansluiting op het PvE, en de governance op risico’s en samenhang. “Onze rol is nooit om het ontwerp over te nemen,” zegt Robin. “We stellen de scherpe vragen en zorgen dat risico’s zichtbaar worden. Daardoor borg je kwaliteit, terwijl het ontwerpteam zijn werk kan doen.”
“AT Osborne wist van de hoed en de rand doordat ze ons al geholpen hadden met de PvE,” vertelt Albert Jan Mante, lid Raad van Bestuur van het Bravis Ziekenhuis. “Ze schakelden snel, toetsten scherp en hielden kwaliteit en risico’s inzichtelijk. Er was geen sprake van overbodige profilering door overal iets van te vinden. Dat heb ik als zeer professioneel ervaren.”
Door de gecombineerde aanpak van programmering van het PvE en QA-advies, kon Bravis rekenen op:
• meer grip op kwaliteit en besluitvorming;
• minder kans op scopedrift;
• betere aansluiting tussen ambities, eisen en ruimten;
• minder kans op kostbare wijzigingen later;
• kleinere kans op financiële tegenvallers, dankzij voortijdige risicobeheersing.
AT Osborne helpt organisaties met het structureren van complexe opgaven, grip houden op besluiten en het borgen van kwaliteit. Niet door over te nemen, maar door samen te werken aan keuzes die richting geven én uitvoerbaar zijn. Wil je sparren over hoe je dit in jouw organisatie kunt toepassen? We denken graag mee.