Als je aan een miljardenproject werkt met een veelvoud aan deelprojecten, is een actueel overzicht van o.a. planning, budget en risico’s onmisbaar om alles goed aan te sturen. AT Osborne en PwC hebben voor Rijkswaterstaat (RWS) vier jaar geleden een dashboard in elkaar gezet, en verzorgden de technische ondersteuning. Projectdirecteur Afsluitdijk Wop Schat van RWS is er blij mee.
Van dijkversterking tot verbetering van het wegdek (beide inmiddels gereed), via de bouw van keersluizen en vergroting van de waterafvoer (beide in uitvoering) tot groot onderhoud van de draaibruggen en gedeeltelijke vervanging van de bruggen bij Den Oever: de ‘opknapbeurt’ van de Afsluitdijk is een mega-multi-project dat zijn weerga in Nederland nauwelijks kent.
Behoefte
Het ging van groot, groter, grootst, blikt Wop terug. “Toen de scope maar bleef uitdijen, ontstond bij ons de behoefte aan één platform met data, op basis waarvan we zowel alle deelprojecten als het totaal konden aansturen. En, niet onbelangrijk, waarmee we verantwoording konden afleggen richting de opdrachtgever.” AT Osborne en PwC waren sinds 2016 al bij RWS aan boord, en Wops ervaringen met deze adviescombinatie was positief. “Vanuit de goede, bestaande relatie hebben wij hen gevraagd om zo’n platform voor ons te maken. Er bleek al iets dergelijks in ontwikkeling te zijn. Dat hebben we toen met elkaar geadopteerd en doorontwikkeld tot het dashboard.”
Op maat gesneden
Samen met Bas Jongerius van PwC was Olivier Schoemaker namens AT Osborne betrokken bij het project en het dashboard. Het is helemaal op maat gesneden, legt hij uit. “We hebben samen met de leden van de projectorganisatie bepaald welke informatie relevant is om te laten zien. Wat vinden zij belangrijk om op te kunnen sturen? Daar hebben wij het dashboard vervolgens op gebouwd. Als er nieuwe behoeftes zijn, passen we het aan. Samen met PwC nemen we ook de technische ondersteuning voor onze rekening, en de actualisatie. Elke maand haalden we informatie op die bij circa 25 projectteamleden in het hoofd zat. Die landden in het dashboard. Het gaat daarbij voornamelijk om data op het gebied van budget, planning, risico’s, capaciteit en de status van de deelprojecten.”
-
"Dankzij het dashboard kunnen we op elk moment van de dag op basis van actuele data snel en adequaat reageren. Of het nu gaat om bijsturing van een deelproject, of om het beantwoorden van vragen vanuit Den Haag: we kunnen altijd op korte termijn een antwoord geven. Vaak gaat het over de financiën. Dan wil het ministerie bijvoorbeeld weten hoe het budget zich ontwikkelt, en wat er nog aan uitgaven aankomt."
Wop Schat
Projectdirecteur Afsluitdijk
Meewerk-stand
In het verleden, zo weet Wop, was er sprake van een spreekwoordelijke afstand tussen RWS en het ministerie. Die is nu omgeslagen tot een goede verstandhouding. “Het punt is dat wij onze opdrachtgevers in Den Haag niet meer hoeven te verrassen met tegenvallers. Dankzij de informatie van het dashboard zijn zij namelijk vrijwel net zo goed op de hoogte van de ontwikkelingen binnen het project als wij. Het leidt ertoe dat het ministerie continu in de meewerk-stand staat. Dat komt de voortgang van het project absoluut ten goede.”
Dashboard = controle
Cruciaal. Dat is het woord waarmee Wop het dashboard duidt. “Als je een project hebt met meerdere, complexe deelprojecten, is het niet vanzelfsprekend dat je overzicht hebt. Je moet steeds op de hoogte zijn van de actuele situatie. Dat moet je organiseren, en het dashboard doet dat voor ons. Het is hét middel waarmee we ‘in control’ zijn. Het geeft ons de mogelijkheid om dit multi-project beheerst uit te voeren. Ik ben blij dat we het dashboard vanuit de vertrouwde relatie met AT Osborne en PwC kunnen opzetten. Het hielp mij als projectdirecteur enorm om op een partner te steunen die inhoudelijk deskundig is, en indien nodig altijd in staat blijkt om extra kennis het project in te trekken.” Olivier is uiteraard ook blij met de goede samenwerking, én met het feit dat het dashboard zo goed bevalt bij RWS. “Zij zien het als een mooie standaard voor grote projecten. Daarom passen wij het ook toe bij complexe klussen zoals de verbetering van de A27 en de bouw van het Zuidasdok in Amsterdam.”