De menselijke maat bij labinrichting UMCG

Hoe richt je een groot, nieuw gebouw in met een uniforme en modulaire opzet die tegelijkertijd recht doet aan gevarieerd en veranderlijk werk? En hoe zorg je ervoor dat dit ook nog eens kan rekenen op draagvlak bij de gebruikers? Het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) doorliep samen met AT Osborne een zorgvuldig proces om dit allemaal voor elkaar te krijgen. Het resultaat: de vaststelling van de definitieve inrichtingsvereisten voor een nieuw laboratorium.

Aan het eind van dit decennium verrijst op de campus van het UMCG het nieuwe Centraal Laboratorium voor Diagnostiek en Research (CLDR). Met ruim 30.000m² wordt het één van de grootste in zijn soort in Nederland. Het brengt vrijwel alle UMCG-laboratoria, nu nog verspreid over meerdere locaties, onder één dak. Dat betekent, om maar wat aantallen te noemen, 1.500 gebruikers, 3.650 strekkende meter labtafel, 800 kasten, bijna drie kilometer aan goten met voorzieningen plus grote aantallen zuur- en LAF-kasten. Het CLDR wordt, kortom, een omvangrijk en complex gebouw. Hoe richt je dat in? Programmanager Hetty Timmer van het UMCG: “Wij geloven in het zandlopermodel. Daarin stel je van bovenaf kaders vast, tot een bepaald punt. Daarna kijk je van onderaf hoe de toekomstige gebruikers van het gebouw daar invulling aan willen geven. Op die manier creëer je draagvlak én kom je tot de beste oplossingen.”

Kernteam vaste gebruikers

Laboratoriumwerk is veranderlijk. Werkwijzen en apparatuur ontwikkelen zich, onderzoeksprojecten komen en gaan. Dat vraagt geregeld om aanpassing van de ruimte en de inrichting. “In de huidige labs hebben we dan meteen aannemers, installateurs en timmerlieden nodig om de vaste inrichting aan te passen. Daar willen we van af. Een belangrijk element van het vastgestelde kader is daarom dat we een uniforme en modulaire labinrichting willen, die gemakkelijk aanpasbaar is.” Dan de door Hetty genoemde invulling van onderaf. Hoe regel je dat? “We hebben een kernteam van gebruikers samengesteld. Met achttien leden, afgevaardigd uit diverse labs, die het leuk vinden om vanuit hun professionaliteit mede te bepalen aan welke eisen de inrichting binnen de kaders moet voldoen.”

Elders kijken

Met het kernteam werden om te beginnen de eerder ontwikkelde uitgangspunten getoetst. “Daarna”, blikt Jeroen de Jongh van AT Osborne terug, “hebben we enkele vergelijkbare gebouwen bezocht: het nieuwe laboratoriumgebouw van het Amsterdam UMC en het Feringa-gebouw van Rijksuniversiteit Groningen. Dat gaf iedereen voeding om de eigen gedachten te vormen. Bovendien hielpen die uitstapjes het groepsproces. Je doet iets nuttigs met elkaar dat ook nog leuk is, waarbij veel informele en mooie interacties ontstaan.”

Deep Democracy

Daarna volgden in totaal drie ateliersessies, waarin het gesprek werd gevoerd over o.a. de plattegrond van de labs, de positie van het meubilair en de eisen waaraan alles moest voldoen. Elke sessie duurde een of twee hele dagen. Een bewuste keuze, legt Jeroen uit. “Mensen vonden dat aanvankelijke een te grote aanslag op hun tijd. Maar het voordeel is dat je op deze manier het proces snel en met grote focus doorloopt.” Dat gaat echter niet vanzelf. Jeroen en Hetty staken veel tijd in de voorbereiding, samen met Jack Visser (plantontwikkelaar bij het bouwprogramma Masterplan UMCG) en architect Pieter Walraad. “Je moet het programma van die sessies goed laden, zodat er echt iets gebeurt. Focus aanbrengen en een trechter bouwen. Zo kom je met zijn allen ook echt tot keuzes.” Hiervoor werd de methode Deep Democracy ingezet. Aan de hand van stellingen lopen de deelnemers naar een bepaalde positie. Je spreekt en stemt als het ware met je voeten en beargumenteert dat vervolgens. Door dit meerdere malen te doen, kom je uiteindelijk tot oplossingen en keuzes met het meeste draagvlak. Jeroen: “Als je op die manier naar elkaar luistert en ruimte geeft, ontstaat het juiste gesprek. Je komt tot gedeelde inzichten. Maar het is ook gewoon leuk om het zo te doen.”

Marktconsultatie

De sessies leverden, onder meer, een toekomstvisie op plus een concept voor de eisen aan de labinrichting. Op basis daarvan werd, in overleg met de afdeling inkoop, een marktconsultatie georganiseerd. Uiteindelijk kregen vier leveranciers de opdracht om een proefopstelling te maken, in een bij het UMCG beschikbaar gesteld gebouw met laboratorium-stramienen. De proefopstellingen bleven twee maanden staan en waren toegankelijk voor alle labgebruikers. “Zij werden er door hun eigen Kernteamleden rondgeleid”, vertelt Hetty. “Daarna kregen ze van ons een vragenlijst waarmee ze hun beoordeling konden geven van de verschillende opstellingen. Aan het einde van de twee maanden hebben we op een afsluitende middag een doorkijk gegeven van de beoordelingen. Het Kernteam durfde toen een keuze te maken voor een concept met staanders. Dat was een belangrijke stap, waarmee we nu het punt naderen dat we het Programma van Eisen definitief kunnen vaststellen.”

Catalogus

Het Programma van Eisen wordt vastgelegd in Brief Builder, een online database die volgens Jack Visser fungeert als catalogus voor ontwerpers. “Ze vinden er alles terug: van uitgangspunten voor de labinrichting tot de achterliggende gedachten,” vertelt hij. “Door ook de Kernteam-leden toegang te geven, voelen mensen zich eigenaar van de inhoud. Dat vergroot de betrokkenheid en houdt de menselijke maat.”

Visueel meenemen

In Brief Builder staan ook de visuele weergaven van standaard labruimtes en modulaire inrichtingen, ontwikkeld door architect Pieter Walraad in opdracht van AT Osborne. “Die beelden helpen enorm,” zegt hij. “Ze maken de bouwsystematiek inzichtelijk en laten gebruikers zien wat keuzes betekenen. In 2- en 3D kun je schuiven met elementen, zodat je daadwerkelijk kunt zien welke gevolgen bepaalde keuzes hebben. Zo denken ze actief mee over een prettige en functionele werkomgeving.”

“AT Osborne heeft een goede kijk op ons deel van de markt en ervaring opgedaan bij soortgelijke projecten in Amsterdam en Rotterdam. Hun aanvullende kennis en procesbegeleiding was precies waar we naar op zoek waren."

Hetty Timmer

programmamanager UMCG

Kort maar helder

Hetty is blij dat ze AT Osborne heeft ingeschakeld. “Ze hebben een goede kijk op ons deel van de markt en ervaring opgedaan bij soortgelijke projecten in Amsterdam en Rotterdam. Hun aanvullende kennis en procesbegeleiding was precies waar we naar op zoek waren. Bovendien is het prettig samenwerken. Jeroen koppelt niet terug in ellenlange wollige verhalen, maar in Powerpoints. Kort maar helder. Daar hou ik wel van.” Jeroen: “Alleen ga je sneller, maar samen kom je verder. Daar is dit proces een goed voorbeeld van. Het leidt tot een Programma van Eisen dat past binnen het voor de inrichting gestelde kader van toekomstbestendige modulariteit. Door daar met een kernteam van gebruikers aan te werken, kan het ook rekenen op maximaal draagvlak.”