Deel 1 - Reflectief programmamanagement

‘Het programma zit niet in een map, maar tussen de oren van mensen’

Programmamanagement is geen rechte lijn. Het vraagt koers houden in complexiteit, met oog voor bestuurlijke dynamiek, belangen en onzekerheid. In deze kennisreeks delen we hoe programmamanagers dat in de praktijk doen. We starten met Janbart van Ginkel, programmamanager mobiliteit in de Metropoolregio Eindhoven.

Janbart staat te midden van zijn collega's

De Metropoolregio Eindhoven groeit in een tempo dat zijn weerga nauwelijks kent. Daarbij gaat het om 100.000 arbeidsplaatsen en woningen als ambitie voor 2040, met miljardeninvesteringen in mobiliteit, kennisontwikkeling en leefomgeving. In het hart van die ontwikkeling opereert Janbart van Ginkel namens AT Osborne als programmamanager mobiliteit. Hoe houd je koers in zo’n dynamiek? En waarom is reflectief vermogen daarin geen luxe, maar noodzaak?

De Brainportregio draait op kennis en hightech. ASML, de TU/e, een sterk ecosysteem van toeleveranciers. Maar economische groei vraagt meer dan bedrijvigheid alleen. Wie investeert in werkgelegenheid, moet ook investeren in bereikbaarheid, woningbouw en leefkwaliteit. “Als we arbeidsplaatsen, bedrijvigheid, woningbouwmogelijk maken, betekent dat automatisch dat we ook moeten investeren in mobiliteit, groen en voorzieningen. Het één maakt het ander noodzakelijk.”

Meer dan asfalt en aanbestedingen

De Metropoolregio Eindhoven (MRE), waarin 21 gemeenten samenwerken, heeft daarin een regisserende rol. Janbart is als programmamanager verantwoordelijk voor een mobiliteitsportefeuille van ruim 500 miljoen euro: hoogwaardige fietsinfrastructuur, ov-verbeteringen, gedragsprogramma’s, mobiliteitshubs en regionale maatregelenpakketten. Maar wie denkt dat dit vooral gaat over asfalt en aanbestedingen, zit er grotendeels naast.

Geen project, maar een beweging

In deze context is programmamanagement fundamenteel anders dan projectmanagement. Janbart: “Bij een project ken je de route. In een programma ken je alleen het doel. Er ligt een regionale mobiliteitsvisie. Er is een multimodaal mobiliteitspakket met zo’n 140 projecten richting 2040. Er zijn kortetermijnmaatregelen uit verschillende deals. Maar het geheel is voortdurend in beweging –beïnvloed door politieke besluitvorming, verkiezingen en veranderende prioriteiten. Dat vraagt om wendbaarheid. En om het vermogen om te blijven bijsturen terwijl de route nog wordt gevormd.”

‘Uiteindelijk bepaalt niet alleen de inhoud het succes, maar vooral de manier waarop die wordt gedragen’

Samenhang organiseren in een bestuurlijke werkelijkheid

In een programma draait het volgens Janbart niet alleen om inhoud, maar vooral om samenhang. Tussen projecten, tussen partijen en tussen belangen die niet vanzelf in elkaars verlengde liggen. Hij ziet zichzelf daarom eerder als procesregisseur dan als klassiek programmamanager. “Ik delegeer inhoud waar mogelijk en richt me op het organiseren van besluitvorming en draagvlak. Want uiteindelijk bepaalt niet alleen de inhoud het succes, maar vooral de manier waarop die wordt gedragen.”

Die dynamiek speelt zich af in een bestuurlijke werkelijkheid waarin 21 gemeenten, provincie en andere partners voortdurend met elkaar moeten afstemmen. Janbart: “Dat maakt het werk per definitie relationeel. Gebiedsontwikkeling wordt gedaan door mensen. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar we doen soms alsof systemen of organisaties het werk doen. Ik beleef dat echt anders.”

Vertrouwen als fundament

Een groot deel van zijn werk bestaat uit het bouwen en onderhouden van relaties. Met teams, met bestuurders, met ambtenaren en met partners in de regio. “Vertrouwen, vertrouwen, vertrouwen. Dat is de kapstok.”

Dat vertrouwen ontstaat volgens Janbart niet alleen in formele overlegstructuren, maar juist in het dagelijkse contact. “In het terugbellen als iemand belt. In reageren als iemand mailt. In het zetten van een extra stap om misverstanden of wantrouwen weg te nemen. Het is heel makkelijk om je te verschuilen achter je systeem of je gemeentemuur. Maar je moet elkaar echt opzoeken.”

“Er is ook geen sprake van gelijk hebben op een dossier. Je werkt vanuit de relatie, waarin ruimte is voor interpretatie en die kan verschillen. De insteek is die van luisteren en oplossen. Beschuldigingen of verwijten zijn er niet. Conflicten wel, maar worden opgelost op basis van vertrouwen en het gezamenlijke doel.”

‘Bijsturen en interveniëren zijn geen verstoringen van het proces, maar een essentieel onderdeel ervan’

Reflectie als houding

Reflectief programmamanagement is geen aparte stap in het proces, maar een manier van werken. Janbart: “Het betekent dat je niet alleen stuurt op resultaat, maar ook voortdurend kijkt naar hoe dat resultaat tot stand komt — in jezelf, in de samenwerking en in de opgave. Bijsturen en interveniëren zijn daarmee geen verstoringen van het proces, maar een essentieel onderdeel ervan.”

Reflectief programmamanagement betekent volgens Janbart niet dat je af en toe met elkaar een heisessie organiseert. “Het is niet iets wat je af en toe doet. Het zit in hoe je werkt. Reflectie gaat daarbij ook over jezelf. Over het erkennen dat je dingen soms anders of beter had kunnen doen. Blijf niet hangen in je standpunt, maar zoek naar waar je elkaar raakt. Een vraag die ik mezelf bijvoorbeeld standaard stel, is: hoe heeft de ander gelijk? Die vraag dwingt tot openheid. Ga op zoek naar belangen achter standpunten en besef je dat verschillen vaak niet gaan over het doel, maar over de weg ernaartoe.”

Koers houden in de ruis

In de praktijk is die reflectieve houding geen luxe. Zeker niet in een omgeving waarin politieke deadlines, bestuurlijke druk en maatschappelijke verwachtingen voortdurend aanwezig zijn. Janbart: “Het is zaak om in de chaos niet te verzanden in paniek, maar door de chaos rust en ruimte te vinden voor scherpte en goede vervolgstappen.”

“Soms is de belangrijkste vraag: wiens probleem ben ik hier eigenlijk aan het oplossen? Niet elke spanning vraagt om directe actie. Soms helpt het om afstand te nemen, een nacht ergens over te slapen of te erkennen dat een vraagstuk ergens anders thuishoort. Het is belangrijker dat het goed is en dat er draagvlak is, dan dat het morgen per se door een college moet.”

‘Voortschrijdend inzicht is geen zwakte. Het is professioneel handelen in complexiteit’

Snel schakelen als het nodig is

Tegelijkertijd vraagt programmamanagement ook om snelheid op de juiste momenten. In een complex bestuurlijk netwerk zijn korte lijnen cruciaal. “Vergeet niet dat bestuurders ook gewoon mensen zijn. Als je een vertrouwensband kan bouwen dan kan je elk moment bellen of appen en zullen zij dat ook bij jou doen. Maar die snelheid is alleen effectief als de basis op orde is. Als er vertrouwen is opgebouwd voordat het spannend wordt.”

Leren terwijl je onderweg bent

Uiteindelijk draait reflectief programmamanagement om het vermogen om te blijven leren terwijl het werk doorgaat. Niet achteraf, maar tijdens de beweging. “Voortschrijdend inzicht is geen zwakte,” zegt Janbart. “Het is professioneel handelen in complexiteit.”

En misschien is dat wel de kern van programmamanagement in een regio die versnelt: niet harder gaan lopen, maar beter blijven kijken. Blijven vragen stellen. Blijven luisteren. Blijven verbinden. Janbart: “Besef je dat je programma niet in een map zit, maar tussen de oren van mensen.”