Rust, overzicht en grip

De stille kracht van projectmanagement: de financiële projectbeheersing

0014_ATO Noordwest ZKH II (14)9875-lowres

Financiële projectbeheersing is soms een wat ondergeschoven kindje in nieuwbouw- en renovatieprojecten in de zorg en maatschappelijke sector. Dat merken ook adviseurs en projectmanagers Erik Dijkman en Martine Verwijs. “Het is niet altijd de eerste klus die opgepakt wordt om de financiële administratie secuur bij te houden, maar voor een goed verloop van het project is het essentieel”, stellen zij. Om projecten beheersbaar en voorspelbaar te houden is grip op de financiën nodig.

“Aandacht besteden aan planning en bewaken van bouw en logistiek is vanzelfsprekend, maar controleren van je budgetten, grip houden op de cashflow en proactief reageren op de prijzen is zeker net zo belangrijk. Met financiële projectbeheersing hou je de gewenste controle en geef je het project een stabiele basis”, is de ervaring van Erik.

Controleren en overzicht houden

Af en toe facturen inboeken, de uitgaande financiële stromen in de gaten houden, dat is meestal wat opdrachtgevers zien als financiële projectbeheersing. Martine herkent dat: “Vaak wordt er gezegd ‘oh dat doet onze financiële administratie er wel bij’. Voor een groot deel is het ook goed bij te houden voor de financiële administratie. Maar voor het financieel sturen van het project moet meer gebeuren dan waar de financiële administratie zicht op heeft.”

“Je hebt het dan over het actualiseren van de financiële prognoses tot einde werk, controleren van de ramingen, checken van prijsstellingen uit de aanbesteding, grip houden op het meer- en minderwerk. Dit alles moet door de projectmanagers worden gedaan en waar nodig worden die bijgestaan door onze bouwkostenmanagers. Door de projectboekhouding vanaf het begin separaat aan de reguliere financiële administratie goed in te richten, hou je het gewenste overzicht. Dat levert essentiële sturings- en verantwoordingsinformatie op.”

'Je organiseert voorspelbaarheid en voorkomt tegenvallers. Ons werk zit niet alleen in structureren en signaleren, maar ook in vooruitkijken en bedenken wat het betekent voor het vervolg van het project. '

Voorkomen en bijstellen

Goed financieel overzicht in projecten, vaak langdurige trajecten, is ook nodig om snel te kunnen schakelen en afgewogen beslissingen te kunnen nemen. “Je organiseert voorspelbaarheid en voorkomt tegenvallers. Maar ook kun je bewust en op heldere gronden de scope bijstellen als dat nodig is. Ons werk zit niet alleen in structureren en signaleren, maar ook in vooruitkijken en bedenken wat het betekent voor het vervolg van het project. Financiële projectbeheersing geeft je grip en stabiliteit en daardoor ook vertrouwen”, ervaart ook Erik.

Actuele stand van zaken

Voor zorginstellingen, ziekenhuizen en maatschappelijke organisaties is stabiliteit en vertrouwen cruciaal. Projecten zijn vaak complex, belangen groot en middelen schaars. Financiële projectbeheersing zorgt ervoor dat ambities haalbaar blijven. Het is dan ook standaard een onderdeel van het takenpakket van de projectmanagers van AT Osborne.

Vooruitkijken

De adviseurs worden daarin geholpen door diverse tools, vertellen Martine en Erik: “Met bijvoorbeeld het door AT Osborne ontwikkelde Budget Opdracht Prognose (BOP)-model verzamelen we niet alleen de gegevens, maar worden deze ook gestructureerd opgeslagen. Vaak zijn projecten opgedeeld in fases, de cijfers worden dan ook per fase verzameld en ingevoerd. Die gegevens gebruiken we weer om een actuele stand van het project te presenteren voor periodieke rapportages en in de overleggen met de opdrachtgever en stakeholders. Ook nemen we daarin het bijstellen van prognoses mee. Denk aan verhoging van bouwleges door nieuwe lokale regelgeving en het doorvoeren van een optimalisatie. Maar ook extra inzet van medewerkers bij een verwachte uitloop van een project en verbruik van het onvoorzien en het verloop van de indexering. Alles met als doel om verrassingen te voorkomen.”