Strategisch projectmanagement leidt tot een onverwachte oplossing: van kantoorpand naar polikliniek

Meander Medisch Centrum verhuisde in 2013 naar een nieuw ziekenhuis in Amersfoort. In de jaren daarna verhuisden ook de resterende ziekenhuisfuncties uit Baarn, waarna alleen de polikliniek op de voormalige ziekenhuislocatie in gebruik bleef. Jaren later ontstonden in samenspraak met de gemeente Baarn plannen voor de herontwikkeling van het terrein, waarin wonen en zorg samen zouden komen. Onderdeel van deze plannen was een nieuwe, compactere polikliniek. 

Van vraag naar opgave

Al vroeg in het traject besloot Meander MC de tijdelijke huisvesting in eigen regie te organiseren en niet onder te brengen bij de projectontwikkelaar. Daarmee ontstond een aparte opgave: hoe organiseer je de tijdelijke huisvesting zó dat de herontwikkeling doorgang kan vinden en de zorg gewoon doorloopt?

AT Osborne kreeg de opdracht om daarvoor verschillende scenario’s uit te werken. “Een projectontwikkelaar heeft verstand van de herontwikkeling van zo’n locatie”, vertelt Jeroen de Jongh, strategisch adviseur vastgoed en techniek bij AT Osborne. “Het organiseren van een schuifplan voor een zorginstelling vraagt om andere expertise.”

Gaandeweg verbreedde de vraag zich verder. Niet alleen de tijdelijke huisvesting zelf was van belang, maar ook de samenhang met zorg, vastgoed, planning en gebiedsontwikkeling. AT Osborne dacht daarin mee en bewoog mee met de keuzes en veranderende behoeften van Meander MC. Zo ontwikkelde de aanvankelijke huisvestingsvraag zich tot een bredere opgave, waarin al die aspecten elkaar moesten versterken in plaats van elkaar te belemmeren.

Op zoek naar de beste route

Met die opgave helder voor ogen onderzocht AT Osborne verschillende mogelijkheden voor de tijdelijke huisvesting. De voorkeur van Meander MC ging uit naar een bestaand pand in Baarn, maar lange tijd was daar geen geschikte locatie beschikbaar. Daarom werd ook onderzocht of modulaire units op de voormalige ziekenhuislocatie een oplossing konden bieden.
Dat was voor Meander MC niet de voorkeursvariant. De units zouden relatief kostbaar zijn en bovendien een nieuwe afhankelijkheid creëren: hoe langer de herontwikkeling zou duren, hoe langer ook de tijdelijke huisvesting nodig zou zijn.

“We hebben verschillende Nederlandse unitbouwers benaderd. Die nemen de units na afloop weliswaar terug, maar een groot deel wordt dan alsnog gesloopt. Zeker bij een polikliniek met specialistische voorzieningen is lang niet alles herbruikbaar.”

Ook de locatie woog mee. De units zouden op het bestaande ziekenhuisterrein komen te staan, terwijl daar de herontwikkeling op gang zou komen. Voor Meander was een belangrijk bezwaar dat patiënten en medewerkers daardoor mogelijk jarenlang naast een bouwgebied zouden zitten, met de bijbehorende overlast. Bovendien wilde Meander voorkomen dat de tijdelijke huisvesting de toekomstige gebiedsontwikkeling in de weg zou zitten.

Een onverwachte kans

In eerste instantie was alleen een bestaand kantoorpand buiten Baarn geschikt bevonden als mogelijke locatie. Meander wilde de polikliniek echter graag in Baarn houden, dus dit kantoorpand viel af. AT Osborne bleef de kantorenmarkt actief volgen. Toen aan de Baarnsche Dijk twee kantoorpanden beschikbaar kwamen, op korte afstand van de voormalige ziekenhuislocatie, ontstond opeens een kans die er eerder niet was: een bestaande locatie die paste binnen de planning en het budget, door de huurconstructie flexibiliteit bood én aansloot bij de wens om de zorg in Baarn te behouden.

Samen vooruit

De noodzaak om de bestaande locatie aan de Molenweg snel te verlaten, was vanaf het begin duidelijk. De grote onderhoudsopgave en het aflopende erfpachtcontract maakten dat uitstel geen reële optie was.

Jeroen: “Nog voordat een definitieve keuze was gemaakt, brachten we de vaste ontwerp- en bouwpartners van Meander MC bij elkaar om de scenario's door te rekenen op haalbaarheid, planning en kosten. Zo konden we niet alleen de varianten vergelijken, maar ook meteen toetsen of ze daadwerkelijk uitvoerbaar waren.” Binnen enkele maanden lag er een compleet afwegingskader, gebaseerd op zowel analyse als praktijkervaring. In juni 2025 viel het besluit: het kantoorpand aan de Baarnsche Dijk 8 zou de nieuwe tijdelijke huisvesting van de polikliniek worden.

Slim schakelen

Met de keuze voor de Baarnsche Dijk brak een nieuwe fase aan. De locatie was gevonden, maar daarmee was de opgave nog niet opgelost. Een kantoorpand verandert immers niet vanzelf in een polikliniek. “Normaal gesproken betekent zo'n functiewijziging een bestemmingsplanprocedure die veel tijd kost en waarvan de uitkomst niet altijd zeker is”, vertelt Anna.

Samen met de gemeente zocht AT Osborne daarom naar een route die recht deed aan zowel de zorgvraag als de ruimtelijke kaders. Die werd gevonden in een tijdelijke wijziging van het omgevingsplan. Daarmee kon de doorlooptijd aanzienlijk worden verkort, zonder concessies te doen aan de zorgvuldigheid van het proces. De vergunning is inmiddels verleend voor vijf jaar, met de mogelijkheid deze met nog eens vijf jaar te verlengen.

Meer dan verbouwen

Met de vergunning op zak kon de transformatie beginnen. Een kantoorpand wordt echter niet zomaar een polikliniek: de functiewijziging bracht tal van technische, bouwkundige en logistieke vraagstukken met zich mee.

“Een polikliniek stelt heel andere eisen aan een gebouw dan een kantoor”, vertelt Jeroen. “Van een brede, toegankelijke entree voor patiënten en rolstoelgebruikers tot de positionering van medische apparatuur, installaties, ICT en logistieke stromen: vrijwel iedere ruimte moest opnieuw worden bekeken. Het plaatsen van een röntgenapparaat klinkt misschien eenvoudig, maar er moet bouwkundig voldoende ruimte zijn, de constructie moet geschikt zijn en alle installaties moeten erop worden afgestemd. Daarvoor zitten leverancier Philips, de bouwkundige aannemer, de installateur en de elektricien met elkaar aan tafel. Iedereen moet meebewegen.”

Juist die integrale afstemming maakte het verschil. Niet iedere discipline optimaliseerde zijn eigen onderdeel, maar alle betrokken partijen werkten vanuit één gezamenlijke opgave: een bestaand kantoorpand transformeren tot een veilige en toekomstbestendige zorgomgeving.

Vanaf het begin

Om snel te kunnen schakelen, bracht AT Osborne al vroeg de belangrijkste disciplines bij elkaar. Architectenbureau Atelier PRO, met ruime ervaring in zorgvastgoed, en adviesbureau DGMR, voor advies op het gebied van brandveiligheid en bouwfysica, sloten al aan tijdens de eerste inpassingsstudies. Daardoor konden technische, ruimtelijke en functionele vraagstukken direct in samenhang worden bekeken, in plaats van achteraf te worden opgelost.

“Dat heeft echt geholpen”, vertelt Anna. “Doordat iedereen vanaf het begin aan tafel zat, konden we veel sneller schakelen. Vraagstukken werden niet doorgeschoven naar een volgende fase, maar meteen gezamenlijk opgelost.”

Koers houden

Met de keuze voor de Baarnsche Dijk leek de richting bepaald. Maar naarmate duidelijker werd dat de tijdelijke huisvesting mogelijk langer in gebruik zou blijven dan aanvankelijk was gedacht, veranderde ook de ambitie.

Wat begon als een sobere combinatie van kantoor en polikliniek, groeide stap voor stap uit tot een voorziening die steeds beter aansloot bij de kwaliteitsstandaarden van Meander MC. Tegelijkertijd bleven ook andere uitgangspunten in beweging, zoals de looptijd van het huurcontract, de omvang van de investering en de vraag of een terugkeer naar de oorspronkelijke locatie nog wenselijk was.

Met de verschuiving van strategische keuzes naar ontwerp en uitvoering kwam de projectbegeleiding steeds meer bij Anna van der Wal, projectmanager huisvesting en vastgoed, te liggen. “Projectmanagement is meer dan het bewaken van planning, budget en scope”, vertelt Anna. “Zeker in een project als dit. De inzichten van de opdrachtgever ontwikkelen zich onderweg en daar moet je ruimte voor maken, zonder het project uit balans te brengen. Dat vraagt om voortdurend afstemmen, meedenken en vooruitkijken.”

Besluiten durven nemen

Meebewegen betekent niet dat alles voortdurend open blijft staan. Juist in complexe projecten is het de kunst om ruimte te geven aan nieuwe inzichten én op het juiste moment de stap naar een besluit te zetten.

“Je wilt een opdrachtgever de ruimte geven om zorgvuldig af te wegen”, zegt Anna. “Maar er komt ook een moment waarop duidelijkheid nodig is. Bijvoorbeeld bij het huurcontract voor de Baarnsche Dijk. Dan is het onze rol om inzichtelijk te maken wat de consequenties zijn van wachten én van doorpakken, zodat een opdrachtgever met vertrouwen een keuze kan maken.”

Volgens Jeroen raakt dat de kern van de manier waarop AT Osborne projecten begeleidt. “Wij doen geen lineair projectmanagement. Een projectmanager die een scope meekrijgt, de deur dichtdoet en over een jaar terugkomt met de mededeling dat het project klaar is – dat zijn wij niet. Wij blijven voortdurend in gesprek met de opdrachtgever, bewegen mee met nieuwe inzichten en houden oog voor de bredere opgave. Maar we helpen ook om op het juiste moment knopen door te hakken. Want uiteindelijk komt er een moment waarop je niet nóg een vraag moet onderzoeken, maar een besluit moet nemen. Alleen dan blijft een project in beweging.”

Samen realiseren

Ook tijdens de uitvoering bleef samenwerking de sleutel. “Iedere partij kijkt vanuit zijn eigen expertise en ervaring naar een project”, zegt Anna. “Juist daarom is het belangrijk om vroeg met elkaar in gesprek te zijn en elkaars kennis optimaal te benutten door die in het ontwerp te integreren. Dat helpt om samen tot betere oplossingen te komen.”

Volgens Jeroen draait het daarbij uiteindelijk om de mensen die het project realiseren. “Door elkaar goed te begrijpen en elkaars belangen serieus te nemen, kun je ook lastige vraagstukken gezamenlijk oplossen.”

Het resultaat

Begin september 2026 opent de polikliniek aan de Baarnsche Dijk 8 haar deuren. Anna: “Uiteindelijk wil je een resultaat neerzetten waar alle betrokkenen met tevredenheid op terugkijken. Een gebouw dat doet waarvoor het bedoeld is en een samenwerking waarin de opdrachtgever, ontwerpers en uitvoerende partijen samen het gevoel hebben dat ze iets goeds hebben neergezet.”

Terugkijkend op het traject – van het eerste programma van eisen tot de ingebruikname – blijft voor Jeroen vooral één inzicht hangen. “Als je ziet dat je in twee jaar tijd van een idee naar een werkende oplossing gaat, dan is dat best bijzonder. Ik denk dat het uiteindelijk bestendiger, duurzamer en beter is geworden dan wanneer we alleen hadden gedaan wat er in eerste instantie werd gevraagd.”

De belangrijkste opbrengst van dit project is niet alleen dat een kantoorpand een polikliniek werd. Het laat vooral zien wat er ontstaat wanneer opdrachtgever en adviseur ruimte houden om gedurende een project nieuwe inzichten te vertalen naar betere oplossingen.